Métodos

Ferramentas para Gestão de Projetos

Fonte: http://www.devmedia.com.br/ferramentas-para-gestao-de-projetos-revista-engenharia-de-software-magazine-45/23563

A cada dia cresce a necessidade de adoção do gerenciamento de projetos em pequenas, médias e grandes empresas. Sua importância está relacionada à redução de custos no desenvolvimento de projetos, cumprimento de prazos, eficácia no resultado final e mensuração de resultados. Além disso, é importante destacar que o gerenciamento de projetos precisa evoluir e se adaptar constantemente às necessidades cada vez mais dinâmicas das organizações.

O desenvolvimento de software é uma atividade complexa, envolvendo inúmeros fatores que são imprevisíveis e de difícil controle, como volatilidade dos requisitos do software e prazos. Esses fatores fazem com que o produto final não atenda às expectativas ou, até mesmo, às necessidades do cliente, além de exceder o prazo e o orçamento previsto. A partir disso, um gerenciamento eficaz tem se tornado de fundamental importância para se obter sucesso no desenvolvimento de software.

Para que um projeto de software seja bem sucedido, é necessário que alguns parâmetros sejam analisados como, por exemplo, o escopo do software, os riscos, os recursos necessários às tarefas a serem realizadas, os marcos de referência a serem acompanhados, os esforços e custos aplicados, além da sistemática a ser seguida, entre outros fatores.

O uso de ferramentas de gestão de projetos torna-se indispensável para garantir resultados positivos no desenvolvimento de um projeto, pois permite saber quais métodos e processos de trabalhos utilizados, e visualizar informações em tempo real ao alcance de toda a equipe envolvida. Porém, é preciso conhecer os recursos tecnológicos de cada ferramenta e analisar as reais necessidades da implantação de acordo com o projeto

O Gartner Group divulgou o resultado de uma pesquisa realizada em 2010 sobre os problemas enfrentamos pelas organizações quando não implantam ferramentas para auxiliar na gestão de projetos. Os resultados foram:

• 51% de todos os projetos extrapolam o orçamento ou ultrapassam o prazo final;
• 15% dos projetos falham completamente;
• 94% dos entrevistados reportaram que implementando uma metodologia de gerenciamento de projetos, adicionou valor às suas organizações;
• Software de gerenciamento de portfólio de TI pode reduzir custos de 2 a 5%, melhorar produtividade entre 20 e 25%, e elevar de 10 a 15% a receita para projetos mais estratégicos.

Grande parte dos problemas acima poderia ser minimizada não só com uma boa metodologia adaptada às necessidades das organizações. Além disso, é muito importante ter uma ferramenta adequada a essa metodologia. A ferramenta deve ser realmente adequada à metodologia de acordo com suas necessidades e apoiar a metodologia, e não o contrário (PAUMGARTTEN, 2010).

A implementação de uma ferramenta de gestão de projetos deve ser conduzida como um projeto, com início, meio e fim. Todas as áreas do conhecimento com seus processos, entradas, ferramentas e técnicas, e saídas podem e devem ser utilizados para gerenciar um projeto dessa natureza (VIEIRA, 2008).

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Eficácia e Eficiência Organizacional

Conceitos distintos, porém interligados.

A eficiência envolve a forma com que uma atividade é feita, enquanto a eficácia se refere ao resultado da mesma. Então, A eficiência significa realizar um trabalho correto, sem muitos erros, por outro lado a eficácia consiste em realizar um trabalho que atinja totalmente o resultado, concluindo o que se propôs a fazer com um bom almejo do resultado.

Uma organização consegue atingir plenamente seus objetivos quando as tarefas que a mesma tem que desempenhar são realizadas com eficácia e com eficiência.

“Tratando-se dos níveis de decisões da empresa, a eficácia está relacionada ao nível tático (gerencial, logo abaixo do estratégico), e a eficiência ao nível operacional (como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc.).” (Brender, 2009)

"Paulo Sandroni, em 1996, resume bem essa idéia: “Fazer a coisa certa de forma certa é a melhor definição de trabalho eficiente e eficaz”."

"Peter Drucker, a eficiência consiste em fazer certo as coisas e a eficácia em fazer as coisas certas.” 

Eficiência

Consiste nos meios pelos quais chegamos a um resultado, método de trabalho e procedimentos para atingirmos um objetivo.

Capacidade de um administrador para conseguir produtos mais elevados em relação aos insumos necessários para obtê-los através da produtividade e desempenho utilizando a menor quantidade de recursos (tempo, mão-de-obra, material) possíveis, ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos. 

A capacidade de “fazer as coisas direito”.

• Preocupa-se com os meios 
• Procura-se fazer bem-feito e corretamente o trabalho 
• Evita-se plenamente o retrabalho 
• Busca-se a melhor maneira de fazer um trabalho
• Foco no método de trabalho

Eficácia

É o objetivo alcançado, o resultado final do trabalho.

Capacidade de fazer aquilo que é preciso, que é certo para se alcançar determinado objetivo.

É escolher os melhores meios e produzir um produto adequado ao mercado.

Mede a relação entre os resultados obtidos e os objetivos pretendidos, ou seja, ser eficaz é conseguir atingir um dado objetivo.

• Preocupa-se com os fins com o resultado 
• Procura-se fazer as coisas corretas 
• Busca-se o sucesso do trabalho 
• Foco na obtenção de resultados

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Novos Sistemas – Implantação

 A importância de um novo sistema que permitirá operações de gestão de contratos e de projetos, de modo a promover uma gestão mais eficiente e eficaz, evitando que:

• Clientes definam a forma e os métodos de trabalho das equipes
• Engenheiros trabalhem sem um padrão de qualidade estabelecido pela organização.
• Sejam utilizados padrões desatualizados dentro da organização.
• Aplicação de métodos de planejamento e controle divergentes ao aplicados dentro da organização.

É previsto que o sistema se torne uma solução global da empresa, trazendo os seguintes benefícios:

• Melhorar o desempenho dos contratos, bem como o gerenciamento de projetos, por meio de uma padronização na gestão da informação e na gestão da qualidade;
• Aperfeiçoar o trabalho das equipes que atuam com projetos dentro da organização;
• Ser uma alternativa para os custos de configuração em potencial, bem como problemas e interrupções que cercam a implementação de um sistema comercial “Enterprise Resource Planning” (ERP) e soluções de gerenciamento de projetos.

As principais características e benefícios do sistema e da utilidade:

• Geração automática de propostas e estruturas de projetos.
• Fácil armazenamento, recuperação e gerenciamento de informações Utilização máxima do potencial da rede.
• Melhorar a gestão de contrato e informações do projeto por meio da padronização e agrupamento das informações.
• Otimização do trabalho de equipes e engenheiros gerando continuidade permitindo que coordenem, acessem e gerenciem contratos e informações dos projetos.
• Minimizar os custos de configuração da implantação de sistema ERP e soluções de softwares.
• Promover a gestão, coordenação e comunicação.
• Assegurar a organização dos dados para auditorias.
• Aumentar a eficiência e a eficácia da gestão da qualidade.
• Acesso as dados de forma ágil e eficaz  por meio dos recursos existente (web, acesso remoto e outros aplicáveis)

 Dificuldades associadas a implantação de sistema:

• Ambiente organizacional como cultura, partes interessadas, liderança e estrutura abordados na resistência à mudança de colaboradores nas empresa onde já tem definidos métodos que consideram essenciais para a gestão de Projetos.
• Mudança passa a ser perturbadora em termos de métodos de gerenciamento de projetos já adotados e ramificados.
• Funcionalidade, operação e aspectos técnicos a partir de perspectiva técnica dos usuários questionam a falta de informações suficientes para a implantação que envolve treinamento e suporte, qual trazem custos adicionais e recursos que podem não estar disponíveis para apoiar o sistema limitando ao seu desenvolvimento e a sua implementação.
• Métodos, padrões e lógicas do desenvolvimento de sistemas são associadas em questões negativas onde os colaboradores não apreciem a perspectiva de qualidade tornando-se um obstáculo e retardando o processo.