EAP - Estrutura Analítica do Projeto

 

Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes manejáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (de mais geral para mais específica) orientada às entregas (deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto. De acordo com o PMI, representa uma decomposição hierárquica segmentada nas entregas do trabalho a ser executado para atingir os objetivos do Projeto e criar as entregas requisitadas, esta estrutura é semelhante ao um organograma.

O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica do projeto (EAP). 

A EAP não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores.

Passos possíveis para orientar na criação da EAP

1) O primeiro nível deve ser escrito o nome do Projeto

2) O segundo nível, as entregas do Projeto e de Término (Encerramento) acrescentando as fases do ciclo de vida

3) Decompor  as entregas dos produtos /ou serviços em subníveis (pacotes de trabalho) que as compõem (entregas parciais)

4) Decompor estas entregas parciais até o nível que torne exequível o planejamento e controle em termos que abrange o tempo, custo, qualidade, responsabilidades, risco, aquisição e contratação

5) Revisar continuamente a EAP, adequando e refinando quando aplicável para atender as necessidades até que seja aprovada sendo viável ao projeto

Os dez Mandamentos de uma EAP

Fonte: Xavier (2009)

01. Cobiçaras a EAP do próximo

02. Explicitarás todas as entregas, inclusive as necessárias ao gerenciamento do Projeto

03. Não usarás os nomes em vão

04. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalhos no dicionário da EAP

05. Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e controle necessário para a entrega do subproduto

06. Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga benefício correspondente

07. Honrarás o pai (nivel superior do pacote de trabalho)

08. Decomporás de forma que a soma das entregas dos elementos componentes (filho) corresponda à entrega do elemento pai (mandamento dos 100%)

09. Não decomporás em somente uma entrega

10. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais  de uma entrega

Dicionário da EAP

Documento complementar da EAP que específica cada pacote de trabalho, onde apresenta uma breve especificação ou informação deste pacote com seus respectivos critérios de aceitação e responsabilidades.

O dicionário da EAP traz todo detalhe necessário para cada elemento da EAP de modo a orientar a equipe do projeto, contém informações sobre como o trabalho será realizado, questões técnicas e define os limites do que é incluído no pacote de trabalho.

O objetivo é de facilitar o entendimento que deve ser feito, auxiliar o controle do escopo e garantir que todos tenham um entendimento comum sobre um determinado pacote de trabalho.

O que deve ter em um dicionário da EAP ?

- Uma breve descrição do que deve ser feito, incluindo algumas atividades;

- Critérios de aceitação, deixando claro as condições para considerar um determinado pacote de trabalho como concluído;

- Premissas;

- Recursos;

- Duração;

- Marcos;

- Custos;

- Interdependência com outros pacotes de trabalho;

- E outros aplicáveis ao projeto.

Ferramentas

http://www.oracle.com/au/products/applications/primavera/overview/index.html

http://www.ca.com/br/products/detail/ca-clarity-ppm.aspx

http://office.microsoft.com/pt-br/project-help/project-professional-2013-gerenciamento-de-portfolio-de-projetos-FX103797571.aspx

Projeto? O quê é? O que abrange?

Você sabe o que é projeto?

Projeto

"Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo /ou único".

* Temporário no sentido que tem um início e término definido no tempo, por isso, escopo e recursos definidos.

 * Exclusivo ou único no sentido de que não se trata de uma operação, mas um conjunto específicos de operações destinadas a atingir um objetivo particular ou público

Então, os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.

Entender como estruturar um projeto (escopo) – introdução, justificativa, objetivos, metodologia, cronograma, orçamento, avaliação de resultados é a base da gestão para atender seus objetivos e resultados finais satisfatórios.

O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK^®) identifica seus elementos recorrentes:

• Início
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento e Controle
• Encerramento

O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de nove áreas:

• Gerenciamento da Integração
• Gerenciamento de Escopo
• Gerenciamento de Custos
• Gerenciamento de Qualidade
• Gerenciamento das Aquisição
• Gerenciamento de Recursos Humanos
• Gerenciamento das Comunicações
• Gerenciamento de Risco
• Gerenciamento de Tempo

O projeto tem sido aprimorado nos últimos anos, visando estabelecer um entendimento comum nas organizações que trabalham com esse tipo de empreendimento. Para Gido (2007, p. 4), “um projeto é um esforço para se atingir um objetivo específico por meio de um conjunto único de tarefas inter-relacionadas e da utilização eficaz de recursos”, ou seja, tem objetivo definido e resultados ou produtos esperados; seus objetivos normalmente são definidos em termos de escopo, cronograma e custos, e se espera que o escopo seja alcançado com qualidade e com a satisfação do cliente (interno ou externo).

Carvalho e Rabechini Jr. (2011) destacam dois conceitos intrínsecos a projetos, vejamos no quadro a seguir.

Temporalidade	Singularidade
Todo Projeto tem começo, meio e fim bem determinados	O produto e/ou serviço do projeto é, de algum modo, diferente de todos os projetos, mesmo aqueles similares já realizados anteriormente

Observação

A temporalidade não significa curta duração, pois um projeto pode durar anos e os resultados podem gerar impactos mesmo depois que ele já tenha terminado.

Para Gido (2007), existem três estruturas que são essenciais em projetos, as quais podemos chamar também de triângulo de ferro, e que sem elas não teríamos um projeto.

 Escopo: Todo o trabalho que deve ser feito para atingir o objetivo do projeto;

 Cronograma: Definição de datas no planejamento do projeto;

 Custos: Valores a pagar por produtos ou serviços integrantes do projeto.

Destacam-se ainda os recursos, que são as provisões necessárias para a realização do projeto, formados pelas pessoas ou equipes de projetos, financeiros, equipamentos, organizações, materiais, entre outros. Além disso, todo projeto tem um cliente – representante da entidade que tem uma necessidade ou demanda para a qual o projeto irá trabalhar –, que, normalmente, é o responsável pelo fornecimento dos recursos financeiros e pode ser uma pessoa, uma organização, ou mais de duas pessoas ou organizações.

Características dos projetos

Apesar de todos os projetos possuírem partes similares entre si, “as intensidades com que essas características aparecem são bastante díspares de projeto para projeto” (CARVALHO; RABECHINI JR., 2011, p. 22). O fato é que todo projeto envolve certo grau de incerteza, pois a sua realização está baseada na conjunção de tarefas e nas estimativas de tempo que cada uma delas deve levar para ser concluída. Vários recursos são atribuídos a cada tarefa e suposições sobre a disponibilidade, bem como a capacidade desses recursos, além de estimativas de custos para cada um deles.

Importante

A combinação de estimativas e suposições gera o grau de incerteza de um projeto, que vai variar proporcionalmente à complexidade desse projeto.

Lewis (2000) classifica os projetos em quatro dimensões, baseados na complexidade do ambiente técnico e de negócios.

Observe a tabela que segue.

Já Maximiano (2002) classifica os projetos em quatro categorias, quanto à incerteza e à complexidade.

 Categoria 1: Incerteza e complexidade baixas; é formada por pequenos projetos de engenharia ou automação de atividades rotineiras de uma empresa;

 Categoria 2: Projetos simples, mas marcados por grande incerteza; é formada por pequenos projetos de pesquisa e desenvolvimento;

 Categoria 3: Projetos complexos com baixa incerteza; é formada pelos eventos de grande envergadura, como Jogos Olímpicos e megashows;

 Categoria 4: Projetos compostos, envolvendo muitas variáveis e elevada incerteza; é formada pelos grandes projetos de pesquisa e desenvolvimento, como a descoberta de uma nova droga ou a construção de uma plataforma de petróleo.

Segundo Carvalho e Rabechini Jr. (2011), quanto maior o grau de desconhecimento, maior a incerteza e o risco associado. Já a complexidade pode ser avaliada por meio da multidisciplinaridade necessária para a execução do projeto, da diversificação e do volume de informações a serem processadas, do número de organizações envolvidas, entre outros aspectos.

Gestão de Projetos - Tipo de Contratos

No planejamento de compras e aquisições, são utilizados tipos de contratos específicos, de acordo com a situação.

O tipo e os termos e condições específicas de de contrato usado definem o grau de risco que está sendo assumido pelo comprador e pelo fornecedor.

Um contrato é um vínculo jurídico entre dois ou mais sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato firmado, resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um negócio jurídico bilateral ou plurilateral. É o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos. Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Contrato

Nos projetos, os contratos geralmente estão dividos em três categorias amplas, que são:

1. Contratos de Custos Reembolsáveis (CR) - Cost reimbursable;

2. Contratos de Tempo e Material (T&M) - Time and material;

3. Contratos de Preço Fixo (PF) - Fixe Price (FP).

O contrato mais comum a ser encontrado na maioria das companhias do Brasil é o de PREÇO FIXO (PF) onde é vendido um pacote de um número pré-determinado de horas para realizar um projeto. Também, é o tipo de contrato mais comum do MUNDO. Neste tipo de contrato um preço fechado é acordado para o trabalho. É um contrato de grande risco ao fornecedor pois se existirem custos adicionais terão que ser assumidos por ele.

Descritivos contratuais:

Contratos de preço fixo ou global (PF): Um tipo de contrato que envolve um preço total fixo para um produto bem definido. Os Contratos de Preço Fixo podem também incluir incentivos para que determinados objetivos do projeto, como metas de cronograma, sejam atingidos ou superados. A forma mais simples de um Contrato de Preço Fixo é um pedido de compra.

Contratos de custos reembolsáveis (CR): Um tipo de contrato que envolve o pagamento (reembolso) pelo comprador para o fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remuneração que normalmente representa o lucro do fornecedor. Os custos geralmente são classificados como custos diretos ou indiretos. Custos diretos são custos incorridos para o benefício exclusivo do projeto, como os salários da equipe que trabalha em período integral para o projeto. Custos indiretos, também chamados de "overhead", custos gerais ou custos administrativos, são os custos alocados para o projeto pela organização executora como um custo de realização do negócio, como os salários dos gerentes indiretamente envolvidos no projeto e o custo dos serviços públicos de eletricidade do escritório. Geralmente, os custos indiretos são calculados como um percentual dos custos diretos. Os contratos de custos reembolsáveis freqüentemente incluem cláusulas de incentivo em que, se o fornecedor atingir ou superar os objetivos selecionados para o projeto, como metas de cronograma ou custo total, receberá do comprador um incentivo ou pagamento de bônus.

Contratos por Tempo de Material (T&M): Um tipo de Contrato Híbrido, contendo aspectos dos Contratos de Custos Reembolsáveis e Contratos de Preço Fixo. Os Contratos por Tempo e Material se assemelham aos acordos do tipo com Custos Reembolsáveis por serem modificáveis, já que o valor total do acordo não é definido no momento em que ele é firmado. Dessa forma, os Contratos por Tempo e Material podem ter o seu valor aumentado como se fossem acordos de Custos Reembolsáveis. Por outro lado, os acordos por Tempo e Material podem também ser semelhantes a acordos de Preço Fixo. Por exemplo, os valores unitários são preestabelecidos pelo comprador e pelo fornecedor, quando ambas as partes concordam com os valores de serviços profissionais para a categoria de "engenheiros seniores".

Custo + Percentual de Custo (CMPC): Neste tipo de contrato o comprador deve reembolsar todos os custos do fornecedor e ainda pagar uma remuneração em cima do custos. O fornecedor não tem motivação para controlar seus gastos, pois quanto mais gastar, mais receberá.

Custo + Remuneração Fixa (CMRF): Um tipo de Contrato de Custos Reembolsáveis em que o comprador reembolsa o fornecedor pelos custos permitidos (definidos pelo contrato) ao fornecedor acrescidos de um valor fixo de lucro (remuneração).

Custo + Remuneração de Incentivo (CMRI): Um tipo de Contrato de Custos Reembolsáveis em que o comprador reembolsa o fornecedor pelos custos permitidos (definidos pelo contrato) ao fornecedor. O fornecedor terá direito a seu lucro se atender aos critérios de desempenho definidos.

Contrato de Preço Fixo Garantido (PFG): Um tipo de Contrato de Preço Fixo em que o comprador paga ao fornecedor um valor determinado (conforme definido pelo contrato), independentemente dos custos do fornecedor.

Contrato de Preço Fixo com Remuneração de Incentivo (PFRI): Um tipo de Contrato de Preço Fixo em que o comprador paga ao fornecedor um valor determinado (conforme definido pelo contrato) e pelo qual o fornecedor poderá ganhar um valor adicional se atender aos critérios de desempenho definidos.